SYGNALIŚCI

      Procedura dokonywania zgłoszeń wewnętrznych naruszeń prawa
i podejmowania działań następczych w Okręgowej Spółdzielni Mleczarskiej w Łobżenicy

Zgodnie z art. 24 ust 1 ustawy z dnia 14 czerwca 2024r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. 2024 poz.928) ustala się wewnętrzną procedurę dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa
i podejmowania działań następczych, zwaną dalej “procedurą zgłoszeń wewnętrznych”. Procedurę wprowadza się w Okręgowej Spółdzielni Mleczarskiej w Łobżenicy

zwanym dalej podmiotem prawnym.

§ 1
Wstęp

1. Procedura ma na celu wprowadzenie przejrzystych zasad dokonywania zgłoszeń wewnętrznych
   w tym ujawniania przypadków nieprawidłowości, podejmowania stosownych działań naprawczych
   w związku z zaistniałymi naruszeniami oraz ochronę sygnalisty.
2. Ochronie przewidzianej w procedurze sygnalista podlega od chwili dokonania zgłoszenia wewnętrznego, pod warunkiem że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia wewnętrznego jest prawdziwa w momencie jego dokonania i stanowi informację o naruszeniu prawa.
3. Ochronie przewidzianej w procedurze nie podlega sygnalista, który świadomie dokonuje zgłoszenia wewnętrznego, wiedząc, że do naruszenia nie doszło (zła wiara).

§ 2
Definicje.

1. Poniższe określenia użyte w procedurze mają następujące znaczenia:

• Sygnalista – osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą, w tym:

– pracownik,

– pracownik tymczasowy,

– osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej,

– członek spółdzielni,

– przedsiębiorca,

– prokurent,

– akcjonariusz lub wspólnik,

– członek organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej,

– osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy,

– stażysta,

– wolontariusz,

– praktykant,

– funkcjonariusz w rozumieniu art. 1 ust. 1 ustawy z dnia 18 lutego 1994 r. o zaopatrzeniu emerytalnym funkcjonariuszy Policji, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencji Wywiadu, Służby Kontrwywiadu Wojskowego, Służby Wywiadu Wojskowego, Centralnego Biura Antykorupcyjnego, Straży Granicznej, Straży Marszałkowskiej, Służby Ochrony Państwa, Państwowej Straży Pożarnej, Służby Celno-Skarbowej i Służby Więziennej oraz ich rodzin (Dz. U. z 2023 r. poz. 1280, 1429 i 1834),

– żołnierz w rozumieniu art. 2 pkt 39 ustawy z dnia 11 marca 2022 r. o obronie Ojczyzny (Dz. U.
z 2024 r. poz. 248 i 834).

– osoba ubiegająca się o pracę w spółdzielni po rozpoczęciu rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy

2) Naruszenie prawa – działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa, dotyczące:

– korupcji,

– zamówień publicznych,

– usług, produktów i rynków finansowych,

– przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu,

– bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami,

– bezpieczeństwa transportu,

– ochrony środowiska,

– ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego,

– bezpieczeństwa żywności i pasz,

– zdrowia i dobrostanu zwierząt,

– zdrowia publicznego,

– ochrony konsumentów,

– ochrony prywatności i danych osobowych,

– bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych,

– interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej,

– rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;

– regulaminu pracy,

– regulaminu ZFŚS,

– regulaminu wynagradzania,

– porozumieniem lub układem zbiorowym,

– konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki
z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi powyżej.

3) Osoba odpowiedzialna za zarządzanie zgłoszeniem – rozumie się przez to osobę odpowiedzialną za przyjmowanie zgłoszeń i podejmowanie działań następczych, w tym prowadzenie postępowania wyjaśniającego dotyczącego zgłoszenia.

4) Zgłoszenie wewnętrzne –  należy przez to rozumieć ustne lub pisemne przekazanie podmiotowi prawnemu informacji o naruszeniu prawa,

§ 3
Podmiot uprawniony do przyjmowania zgłoszeń naruszeń prawa.

1. Do przyjmowania zgłoszeń naruszenia prawa (dalej zwanych zgłoszeniami wewnętrznymi) upoważnia się Osobę odpowiedzialna za zarządzanie zgłoszeniem.
2. Osobą odpowiedzialną za przyjmowanie i rozpatrywanie zgłoszeń nieprawidłowości
   w Okręgowej Spółdzielni Mleczarskiej w Łobżenicy, oraz sprawującą całościowy nadzór nad przyjmowaniem i rozpatrywaniem zgłoszeń naruszeń prawa jest pracownik zatrudniony
   na stanowisku Księgowa obecnie Pani Paulina Kurek, a w przypadku gdyby zgłoszenie dotyczyło pośrednio lub bezpośrednio tej osoby Prezes Spółdzielni.
3. Do podejmowania działań następczych w związku ze zgłoszeniem odpowiedzialna jest osoba wskazana w 3 pkt. 1
4. Osoba odpowiedzialna za zarządzanie zgłoszeniem wykonuje czynności związane z obsługą zgłoszeń w godzinach swojej pracy tj., od godz. 7⁰⁰ do godz. 15⁰⁰ w dni robocze.
5. Osoba odpowiedzialna za zarządzanie zgłoszeniem przetwarza dane osobowe w związku
   z otrzymanymi zgłoszeniami i prowadzeniem działań następczych.
6. Osoba odpowiedzialna za zarządzanie zgłoszeniem zobowiązana jest do posiadania pisemnego upoważnienia podmiotu prawnego. Do obsługi zgłoszeń, ich weryfikacji oraz prowadzenia działań następczych dopuszczane są wyłącznie osoby posiadające odpowiednie upoważnienia.
7. Osoba odpowiedzialna za zarządzanie zgłoszeniem zobowiązana jest do zachowania tajemnicy
   w zakresie informacji i danych osobowych, które uzyskane zostały w procesie zgłoszenia a także podejmowania działań następczych. Obowiązek zachowania tajemnicy dotyczy także okresu po zakończeniu stosunku prawnego w ramach którego praca była wykonywana.
8. Podmiot prawny gwarantuje, że przyjęta procedura zgłoszeń wewnętrznych oraz związane
   z przyjmowaniem zgłoszeń przetwarzanie danych osobowych uniemożliwiają nieupoważnionym osobom uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem oraz zapewniają ochronę poufności sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia oraz osoby powiązanej
   z sygnalistą.

§ 4
Sposób przekazywania zgłoszeń wewnętrznych przez sygnalistę.

1. Zgłoszenia wewnętrzne mogą być dokonywane pisemnie lub ustnie.
2. Sygnalista może dokonać zgłoszenia ustnie: ustnie (osobiście) lub telefonicznie po wcześniejszym umówieniu się lub podania danych kontaktowych umożliwiających skontaktowanie się z sygnalistą. Swoje dane należy podać w sekretariacie podmiotu prawnego lub poprzez wrzucenie koperty ze swoimi danymi zamkniętej i zawierającej dopisek „Zgłoszenie naruszenia” do skrzynki znajdującej się w portierni. Zgłoszenia można dokonać również za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu art. 2 pkt 5 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. z 2020 r. poz. 344) na skrzynkę mailową: sygnalista@osmlobzenica.pl
3. Jeżeli sygnalista wyrazi zgodę to zgłoszenie ustne dokonywane za pośrednictwem nagrywanej linii telefonicznej lub innego nagrywanego systemu komunikacji głosowej jest dokumentowane w postaci:

• nagrania rozmowy, umożliwiającego jej wyszukanie lub
• kompletnej i dokładnej transkrypcji rozmowy przygotowanej przez osobę odpowiedzialną za zarządzenie zgłoszeniem.

4. Jeśli zgłoszenie ustne nie jest nagrywane jest dokumentowane w formie protokołu rozmowy, odtwarzającego dokładny jej przebieg. Protokół sporządza osoba przyjmująca zgłoszenie. Sygnalista może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu rozmowy przez ich podpisanie.
5. Sygnalista ma prawo zawnioskować o zorganizowanie spotkania, w czasie którego dokonana ustnego zgłoszenia naruszenia. Spotkanie takie powinno zostać zorganizowane w terminie do 14 dni od momentu zgłoszenia przez sygnalistę wniosku o zorganizowanie takiego spotkania. Wniosek o zorganizowanie spotkania należy zgłosić na skrzynkę sygnalista@osmlobzenica.pl.
6. Jeżeli zgłoszenie o naruszeniu zostanie przekazane podczas spotkania o którym mowa
   w pkt.5 to za zgodą sygnalisty spotkanie takie dokumentowane jest w formie:

• nagrania rozmowy, umożliwiającego jej wyszukanie,

lub

• protokołu spotkania, odtwarzającego jego dokładny przebieg (przygotowanego przez osobę odpowiedzialną za zarządzenie zgłoszeniem).

Protokół ze spotkania może zostać sprawdzony, poprawiony i zatwierdzony przez sygnalistę – zatwierdzenie odbywa się poprzez podpisanie protokołu przez sygnalistę.

7. Zgłoszenie pisemne może zostać dokonane w formie papierowej poprzez nadania na adres podmiotu prawnego z dopiskiem Zgłoszenie naruszenia – Sygnalista lub elektronicznej poprzez formularz zgłoszeniowy dostępny na stronie sygnalista@osmlobzenica.pl
8. Osoba odpowiedzialna za zarządzanie zgłoszeniem może żądać od zgłaszającego dodatkowych informacji koniecznych do wyjaśnienia sprawy.

§ 5
Przyjmowanie zgłoszeń o naruszeniach, potwierdzanie zgłoszeń i informacja zwrotna do sygnalisty

1. Podmiot prawny nie rozpatruje zgłoszeń anonimowych. Zgłoszenie powinno zawierać co najmniej imię i nazwisko zgłaszającego.
2. Osoba odpowiedzialna za zarządzanie zgłoszeniem potwierdzenia sygnaliście przyjęcie zgłoszenia wewnętrznego w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, chyba, że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie.
3. Osoba odpowiedzialna za zarządzanie zgłoszeniem przekazuje sygnaliście informację zwrotną
   w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego lub – w przypadku nieprzekazania potwierdzenia, w terminie 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia wewnętrznego, chyba, że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną.
4. Podmiot prawny prowadzi dokumentację związaną z otrzymywanymi zgłoszeniami określoną
   w ustawie z dnia 14 czerwca 2024r. o ochronie sygnalistów ( m.in. rejestr zgłoszeń wewnętrznych).
5. Zakazuje się świadomego składania nieprawdziwych zgłoszeń. Zgodnie z treścią ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U z 2024 r. poz. 928), osoba dokonująca zgłoszenia nieprawdziwych informacji podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.

§ 6
Podejmowanie działań następczych.

1. Działania następcze to działania podjęte przez Okręgową Spółdzielnie Mleczarską
   w Łobżenicy w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia.
2. Zgodnie z § 1 niniejszej procedury do podejmowania działań następczych i prowadzenia działań określonych w § 2 upoważniona jest osoba odpowiedzialna za zarządzanie zgłoszeniem.
3. Podejmowane działania następcze będą przeprowadzone z zachowaniem należytej staranności.
4. Działania następcze polegają w szczególności na przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego w czasie którego:

• sygnalista otrzyma potwierdzenie złożenia zgłoszenia,
• zostaną z sygnalistą przeprowadzone konsultacje w celu uzyskania dodatkowych informacji na temat zgłoszonego naruszenia (jeśli pozyskanie dodatkowych informacji będzie niezbędne
  w celu wyjaśnienia zgłoszonego naruszenia),
• zgłoszenie zostanie zweryfikowane,
• sygnalista otrzyma informację zwrotną dotyczącą zaplanowanych działań następczych wraz
  z uzasadnieniem powodów takich działań.

5. Działania następcze obejmują również kontrolę wewnętrzną z której zostanie sporządzony protokół.
6. W przypadku, gdy zostanie potwierdzone naruszenie prawa osoba odpowiedzialna za zarządzanie zgłoszeniem dokona oceny skutków tego naruszenia i zgłosi do władz podmiotu prawnego konieczność ich podjęcia działań naprawczych – może to obejmować działania prowadzące do usunięcia negatywnych skutków finansowych, zapobieganiu ich wystąpienia w przyszłości, jak również powiadomienie odpowiednich organów ścigania o możliwości popełnienia czynu zabronionego. Zakres podejmowanych działań naprawczych będzie uzależniony od rodzaju stwierdzonego naruszenia.

§ 7
Ochrona sygnalisty

1. Wobec sygnalisty nie mogą być podejmowane żadne działania odwetowe ani próby lub groźby zastosowania takich działań.
2. Do zakazanych działań odwetowych należą w szczególności:

1)  odmowie nawiązania stosunku pracy;

2)  wypowiedzeniu lub rozwiązaniu bez wypowiedzenia stosunku pracy;

• nie zawarciu umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny, nie zawarciu kolejnej umowy o pracę na czas określony lub nie zawarciu umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony – w przypadku gdy sygnalista miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa;
• obniżeniu wysokości wynagrodzenia za pracę;
• wstrzymaniu awansu albo pominięciu przy awansowaniu
• pominięciu przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą lub obniżeniu wysokości tych świadczeń;
• przeniesieniu na niższe stanowisko pracy;
• zawieszeniu w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych;
• przekazaniu innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków sygnalisty;
• niekorzystnej zmianie miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy;
• negatywnej ocenie wyników pracy lub negatywnej opinii o pracy;
• nałożeniu lub zastosowaniu środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka
  o podobnym charakterze;
• przymusie, zastraszaniu lub wykluczeniu;
• mobbingu;
• dyskryminacji;
• niekorzystnym lub niesprawiedliwym traktowaniu;
• wstrzymaniu udziału lub pominięciu przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe;
• nieuzasadnionym skierowaniu na badania lekarskie, w tym badania psychiatryczne, chyba że przepisy odrębne przewidują możliwość skierowania pracownika na takie badania;
• działaniu zmierzającym do utrudnienia znalezienia w przyszłości pracy w danym sektorze lub w danej branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego;
• spowodowaniu straty finansowej, w tym gospodarczej, lub utraty dochodu;
• wyrządzeniu innej szkody niematerialnej, w tym naruszeniu dóbr osobistych, w szczególności dobrego imienia sygnalisty.

3. Do zakazanych działań odwetowych należy także wypowiedzenie umowy, której stroną jest sygnalista, w szczególności dotyczącej sprzedaży lub dostawy towarów lub świadczenia usług, odstąpienie od takiej umowy lub rozwiązanie jej bez wypowiedzenia.
4. Zakaz działań odwetowych obejmuje także osobę pomagającą w dokonaniu zgłoszenia, osobę powiązaną ze zgłaszającym, a także osobę prawną lub inną jednostkę organizacyjną pomagającą sygnaliście lub z nim powiązaną, w szczególności stanowiącą własność sygnalisty lub go zatrudniającą.

§ 8
Zgłoszenia zewnętrzne.

1. Sygnalista może dokonać zgłoszenia zewnętrznego. Dokonanie zgłoszenia zewnętrznego nie musi zostać poprzedzone dokonaniem zgłoszenia wewnętrznego.
2. Zgłoszenia zewnętrznego można dokonać do Rzecznika Praw Obywatelskich lub organu publicznego. Procedurę zgłoszeń zewnętrznych ustala podmiot przyjmujący takie zgłoszenia.
3. Zgłoszenia zewnętrznego można dokonać w formie ustnej lub pisemnej.
4. Zgłoszenia zewnętrzne będą przyjmowane przez Rzecznika Praw Obywatelskich i organy publiczne od dnia 25 grudnia 2024r.

§ 9
Postanowienia końcowe

1. Niniejsza procedura wchodzi w życie po upływie 7 dni od podania jej do wiadomości osób wykonujących pracę w Okręgowej Spółdzielni Mleczarskiej w Łobżenicy. Ogłoszenie procedury nastąpi poprzez wywieszenie jej na tablicy ogłoszeń i udostępnienie na wewnętrznej stronie internetowej sygnalista.osmlobzenica.pl
2. Osobom ubiegającym się o pracę na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy, usług lub pełnienia funkcji/służby informacja
   o niniejszej procedurze wewnętrznej przekazywana jest wraz z rozpoczęciem rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy.
3. W sprawach nieuregulowanych w niniejszej procedurze zastosowanie mają przepisy ustawy
   z dnia 14 czerwca 2024r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. 2024 poz. 928).

Zatwierdzenie procedury:

…………………………………..                                                                                                                                                                                                      ………………………………..

związki zawodowe/                                                                                                                                                                                                              podpis pracodawcy
przedstawiciel pracowników